Escolha o computador certo para sua necessidade

No primeiro capítulo desta série, mostramos quais as principais providências que devem ser tomadas para planejar a informatização da farmácia. Agora abordamos os programas (software) e os equipamentos (hardwares) criados para executar, sempre em conjunto, uma série de tarefas de maneira ágil e eficiente.

Esse é um bom conselho: muita calma antes de comprar computadores. Primeiro, descubra o que você pretende. Comece pelas atividades que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido. E lembre-se: o processo de automação não se realiza do dia para noite. O segredo é estabelecer prioridades.

O próximo passo é escolher o sistema (software) e o equipamento (hardware) mais adequados para solucionar os seus problemas. Nenhum deles isolado. Se comprar equipamentos sem saber, mas desnecessário e jogará dinheiro fora.

Equipamentos e programas devem ser compatíveis, ou , seja, devem trabalhar em harmonia. Por isso, nunca compre sistemas que não atendam ás suas necessidades ou que exijam grandes mudanças nas tarefas realizadas atualmente.

Você pode contratar um profissional para desenvolver todo o sistema ou adquirir pacotes. A primeira opção sai mais cara, ao passo que os pacotes prontos são ma opção interessante, pois podem ser usados nas áreas de retaguarda (contas a pagar e a receber, emissão de cheques, controle de estoque etc.) e no ponto- de- venda (PDV), podendo também ser ajustados ás suas necessidades individuais.

É melhor implantar primeiro os equipamentos de informática e automação nas atividades de retaguarda. Depois de os funcionários estarem familiarizados com o uso da automação para o controle interno, passa-se a implantar sistemas de atendimento e registro no ponto- de– venda.

“O mercado de automação de pequenos estabelecimentos está muito prostituído”, informa Paulo Eduardo Guimarães, gerente de produtos de Automação Comercial da IBM para a América Latina.

“Existem uma grande quantidade de soluções ineficientes em hardware e software”, frisa. Ele recomenda que o interessado procure um consultor, uma empresa ou uma revendedora que tenha ampla experiência no setor farmacêutico.

RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES

- O programa deverá ter condições de absorver o crescimento da sua loja.
- Pense na modularidade do sistema – sistemas modulares permitirão que outrosprogramas passam ser incluídos. Dessa forma, você poderá realizar o processo poretapas, não concentrando o custo num único período.
- Verifique a possibilidade de utilizar seu programa com outros que passam conversar” entre si.
- Evite implantar diversos programas novos ao mesmo tempo. A implantação deve ocorrer de acordo com as prioridades estabelecidas.
- Ao implantar um programa, não abandone de imediato os procedimentos manuais. Só deixe de utilizá-los quando o programa estiver 100% correto.
- Na compra de qualquer programa, verifique se ele é compatível com os instalados e com equipamento disponível.
- Faça uma previsão sobre o tempo que será gasto na instalação e adaptação do sistema ás suas necessidade.
- Solicitem aos fornecedores, sem compromisso, demonstrações sobre equipamento e sistemas que interessam a você.
- Desconfie de quem só oferece uma solução completa (pacote) e não oferece o software separando do hardware ou, ainda, oferece estes a um preço barato, mas depois cabra taxas de instalação e/ ou manutenções intermináveis. O comerciante tem o direito de optar somente pelo que for necessário para ele.
- As empresas que oferecem uma solução global (que ao são pacotes fechados) são também mais capacitadas a evitar conflitos de configuração entre hardware e software.
- Tome cuidado com software de linguagem muito pesada: você poderá ter de comprar maquinas (hardwares) muito potentes e caras. Uma única farmácia, com um único check-out, precisa somente de uma maquina registradora (que controle a venda e dê no estoque) e de uma leitura de cartão de crédito ou de débito.

EQUIPAMENTOS

A escolha do equipamento é uma das decisões mais importantes do processo de

automação de uma loja. Como são muitas opções disponíveis, o empresário deve considerar vários aspectos. Um deles é a capacidade. Ninguém pensará em comprar um helicóptero para entregar pizzas no bairro. Por isso, não se deve pensar no super-dimensionamento se as necessidades atuais e futuras não o indicarem. É importante pensar.

“É MELHOR IMPLANTAR PRIMEIRO OS EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA E AUTOMAÇÃO NAS ATIVIDAES DE RETAGUARDA.”

Não só no investimento inicial, mas também na sua amortização e funcionalidade.

Da mesma forma, de nada adianta compra (ou manter) aquele computador antigo para gastar pouco na automação e adquirir um programa que não rode nele, ou, ainda, comprar sistemas usados de leitura de código de barras que comentem muitos erros na operação, só porque estão baratos.

São muitos os equipamentos à disposição do varejo. As caixas registradoras de maior porte, por exemplo, oferece a opção de registro e fechamento do movimento diário, o que facilita a conferência das contas e do estoque. Esse tipo de equipamento oferece maior confiabilidade nas operações de registro de dados e melhores perspectivas de manutenção, uma vez que o desgaste apresentado é menor, se comparado aos equipamentos mecânicos utilizados antigamente.

A evolução tornou possível os chamados PDVs (pontos- de- venda), computadores cuja função é voltada às tarefas do caixa. Eles registram vendas, quantidades e preço com os códigos dos produtos; dão à totalização de uma venda, de acordo com a necessidade; têm visores de acordo especiais, programáveis de acordo com o usuário; possuem teclado próprio, programável de acordo com a necessidade; permitem totalizações diárias (relatórios por produtos, quantidades, seção, etc.); possuem impressoras de cupons com melhor resolução, permitindo a inserção de imagens; oferecem facilidade de ligação com outros periféricos (impressoras de notas fiscais, scanners, impressoras de cheques, etc.) e ligação em rede, melhorando o controle fora da área do caixa. O mercado oferece diversos modelos de PDVs, inclusive soluções modulares, com possibilidade de expansão. Os custos dos PDVs dependem, basicamente, dos modelos e módulos que estarão presentes na opção mais adequada.

PERIFÉRICOS.

Os preenche dores de cheques são uma espécie de impressora inteligente, integrados ao PDV, e proporcionam inúmeras vantagens: aumento da confiabilidade no preenchimento dos cheques, na conferência da totalização e na diminuição do tempo gasto na espera.

O código de barras é outra ferramenta importante para aumentar a produtividade e a melhoria da qualidade do atendimento. Através das barras, um leitor óptico (scanner) reconhece características como procedência, tipo de produto, marca, tamanho e outras. A codificação é universalmente padronizada.

Outro componente da automação, que, inclusive, já se tornou obrigatório (Lei Federal 9532/97) é o emissor de cupom fiscal (ECF), que pode vir acoplado ao equipamento PDV. A transferência eletrônica de fundos (TEF), por sua vez, possibilita formas de pagamento automatizadas, eliminando o vaivém e as compensações demoradas de cheques. Pela TEF, os pagamentos podem ser efetuados com cartões magnéticos (de bancos ou de crédito) e a operação requer, normalmente, uma linha telefônica disponível e aparelhos especiais que cuidam da comunicação.

Outra ferramenta importante é a EDI (electronic data interchang) ou troca eletrônica de dados. Com a EDI, o lojista pode estabelecer comunicação direta com seus fornecedores, diminuindo o tempo gasto no processamento dos pedidos, e reduzindo, conseqüentemente o tempo envolvido no processo de reposição de estoques das empresas varejistas.

Em varejos de pequeno porte e com baixa rotação de produtos, o computador pode ser utilizado também como um caixa eletrônico. Nos períodos de ociosidade, ele assume o papel de suporte às atividades de retaguarda, gerando relatório de controle sobre produtos, estoques, financeiros etc; os computadores podem ser ligados em rede, integrado os PDVs com o sistema central de processamento da empresa e possibilitando, entre outras coisas, as operações de verificação e controle sobre os caixas e sobre o resultado geral obtido pela loja.

SOFTWARES

O software (ou programas) foi criado para executar tarefas, geralmente repetitivas, com rapidez e precisão, constituindo-se na parte “inteligente” da informática. A Seven Shop, de São Paulo, é uma das empresas que oferecem sistema de automação comercial, sendo que cerca de 80% dos seus clientes são do setor de farmácia, informa Sílvia Kakuma, gerente de marketing.

O Sistema SevenShop, segunda a gerente, pode ser configurado de acordo com as necessidades de cada estabelecimento. A versão básica formada por cadastro, check-out, estoque, gerencia e operação, está voltada á automação dos processos de vendas e estoque, enquanto a avançada é uma solução completa de automação, permitindo total controle dos processos tanto administrativa como gerenciais.

A configuração mínima exigida para um usuário ou estação do Sistema SevenShop é a seguinte: microcomputador Pentium 100, superior ou equivalente; 16 MB RAM ou superior; winchester de 1.2 GB ou superior; teclado padrão; monitor colorido; Windows 95 ou 98. Os equipamentos adicionais são: placa faz modem, impressora de cheques, impressora de relatórios e etiquetas e leitor de código de barras.

AC&S, empresa de Belo Horizonte (MG), também oferece ao mercado nacional a linha Pharmacy, formada pelas versões Phamacy Pro e Pharmacu 2000 Retaguarda Central.

O Pharmacy Pro é destinado à informatização e automação do ponto- de- venda. Enfoca as necessidades operacionais e gerenciais da loja, especificamente no que se refere à gestão de estoques, compras, preços, convênios/clientes, vendas, atendimentos ao cliente, contas a pagar/receber e pessoal. O Pharmacy 2000 Retaguarda Central compõe-se de um conjunto de sistemas que enfoca as necessidades administrativas e gerenciais de uma central de compras e gestão dos estoques de uma rede de drogarias. Esta solução permite ao empresário realizar compras, remanejar estoques entre filiais, pôr os preços nos produtos, elaborar políticas estratégicas de vendas e, ainda, ter uma visão global de toda a rede em um único ambiente gerencial.

A Hewlett Packard (HP) comercializa o software Open View VantagePoint, para o gerenciamento de farmácia.

EQUIPAMENTO BÁSICO PARA UMA PEQUENA LOJA.

1 micro para conectar a impressora fiscal.
1 impressora fiscal, podendo ser 2 estações (emite o cupom fiscal, imprime cheque e faz consulta de CPF dos clientes).
1 leitor de código de barras.
1 gaveta eletrônica.
1 teclado com leitor de cartão.
1 no-break (bateria) para caso de queda de energia
1 micro para retaguarda (compras, estoque relatórios, etc).
1 software de frente de caixa.
1 software de retaguarda.

Fonte: EGNALDO CÉSAR DE OLIVEIRA PAULINO, consultor de Informática do Sebrae/SP.

FORNECEDORES

A Hyper-Solution, uma das muitas empresas do ramo, possui a qualificação IBM Business Partner, estando capacitada a configurar tanto equipamentos IBM como HP, Metron e Compac, entre outros. A sua linha de periféricos para automação inclui impressoras fiscais Sweda, Bematech, leitores de código de barras Seal LS-5700, Sepctrafisics, NCR, Metrologic, impressoras térmicas e termo-transferência Zebra Stripe, Eltron e Argox.

A linha de produtos para TEF (transferência eletrônica de fundos) inclui o software SiTef, da Software-Express mono e multiloja, teclado PIN-PAD para leitura de cartões de débito, crédito, smart card, consulta aos órgãos de proteção ao crédito e placa microrroteadora de comunicação X-25 para linha dedicada.

Outra empresa do setor, a NGCC Engenharia Informática, é especializada na venda de produtos Microsoft para pequenas, médias e grandes empresas. Entre seus produtos inclui-se a caixa registradora Verifone, com leitura de cartão de crédito e débito, teclado para validação de senhas, aceite de cartão inteligente, ECF (emissor de cupom fiscal), teclado para manutenção de cadastro de produtos e TEF.

A NGCC também comercializa o PDV IBM 4696 e a impressora fiscal IBM 4679.

Pensando nos pequenos lojistas, a IBM resolveu desenvolver um alinha de ponto-de-venda (PDV) intermediária, eliminando alguns problemas que os computadores de uso pessoal (PC) costumam apresentar, a preço competitivo. A Hewlett Packard (PC) oferece ao mercado impressoras a jato de tinta e a laser, entre outras, além de computadores e scanners.

Por: JAIME PEREIRA DA SILVA

Revista – Guia da Farmácia — Ano VIII — Nº97 Dezembro de 2000