Planejar para não se decepcionar

Você quer informatizar sua farmácia? Pare de sonhar; o Guia da farmácia fornece dicas práticas para você transformar seu sonho em realidade. Começa agora uma série de quatro reportagens que vão destrinchar o assunto: você vai descobrir que este é um sonho possível. A série começa com Planejamento. Os próximos vão abordar os seguintes temas: Programas e Equipamento; preparação e Implantação.

Se você é um dos farmacistas que ainda se dão ao de ignorar solenemente os computadores em plena era da informática, é chegada a hora de atualizar a sua loja.

Não por mero capricho, mas para não perder cliente e ser mais rápidos que os concorrentes. Os benefícios da informatização são numerosos.

O Guia da Farmácia de julho/2000, nº. 92, mostrou todas as vantagens: rapidez, precisão, poder aceitar cartões de crédito e eletrônicos etc. não dá para continuar no passado, mesmo que o movimento seja pequeno.

O diretor comercial da 7Comp Sistemas Informáticos Ltda., Fernando Fernandes, frisa que a realidade atual das farmácias obriga a um investimento mínimo em tecnologia de identificação e tratamento de dados, para diminuir os custos com folha de pagamento, pois a informatização permite um número menor de atendentes, reduzindo o tempo médio de atendimento.

A primeira coisa é perder o medo e não se assustar com a sopa de letrinhas que afugenta os leigos. Os técnicos costumam falar “informa tiques”, mas é só pedir para eles trocarem em miúdos. Software significa programa; hardware é equipamento etc. também não se assuste com os preços, pois a informatização pode começar por uma simples maquina registradora. Muito cuidado, no entanto para não sair por aí comprando equipamentos que podem torna-se verdadeiros elefantes brancos em sua empresa. Esse primeiro capítulo vai ajudá-lo a colocar os pés no chão. É o planejamento, uma forma de pensar antes para não se arrepender depois..

O COMEÇO

Ouvimos diversos consultores a respeito do planejamento para a informatização. Luís Henrique Lage, dá Hyper-Solution Informática, dá esta receita de planejamento:

Analisar o tipo de comércio, localização, perfil de clientes e mix de produtos.

A automação pode começar com uma simples caixa registradora para atender à nova legislação fiscal, podendo evoluir para PDVs (terminais de Pontos- de- Vendas), que gerenciam desde a passagem/ registro de produtos no caixa, baixa e controle de estoque até a retaguarda com controle e estatística de vendas e compras de mercadorias dos fornecedores. A partir daí pode-se planejar o sistema TEF (transferência eletrônica de fundos), para utilização e aceite de cartões de débito (bancos), crédito e smart-cards-os cartões inteligentes.

Pode-se pensar depois em sistemas eficientes de prevenção a furtos com uso de etiquetas eletrônicas.

Implantar o conceito de Marketing de Relacionamento pelo qual o cliente, identificando-se no caixa, passa a fornecer dados valiosos sobre seus hábitos de consumo, o que permite a criação de um banco de dados para campanhas e promoções dirigidas.

Para as grandes redes, o planejamento passa obrigatoriamente por todos os pontos acima mencionados, mas para o pequeno comerciante o grande obstáculo será seu poder de investimento e seus objetivos – futuras expansões, por exemplo. Cada caso é um caso. Atualmente, explica Luís Lage, existem soluções de caixas registradoras que permitem, primeiro, atenderem à Legislação e, com o passar do tempo, implantar o TEF, por exemplo, mesmo sem trocar todo o equipamento. É importante pensar em uma solução duradoura que satisfaça às necessidades por, pelo menos três anos ou mais.

Outro em empresa do ramo, a SevenShop, informa que as atividades de planejamento englobam:

Definir o que se pretende com a automação (quais informações, dados, ferramentas, entre outros).

Realizar uma avaliação dos processos utilizados atualmente; planificar e dimensionar, com a automação, o que se deve ser mudado dentro desses processos e/ou criar novos métodos de trabalho.

Conhecer as soluções (hardware e software) existentes.

Avaliar a capacidade financeira para os investimentos necessários. Envolver o pessoal interno no processo de automação.

APOIO DO SEBRAE.

Para quem pretende implantar a informatização sozinha, o Sebrae/SP (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo) oferece assessorias preliminares.

O consultor Suemitsu Osada, do Sebrae, aconselha:

Levantar as necessidades (diagnóstico).
Estabelecer prioridades.
Pesquisar e coletar informações do seu segmento de negócio.
Simplificar e racionalizar os processos atuais e só depois informatizar.
Escolher os equipamentos adequados (hardware).
Listar os equipamentos mínimos necessários.
Calcular custo dos equipamentos.

DIAGNÓSTICO DAS NECESSIDADES.

O Sebrae criou uma ficha denominada Diagnóstico para Informatização Empresarial. por meio dela, o empresário será informado do seguinte:

Adaptação dos processos/controles que poderão ser implantados.

· Treinamento pessoal.
· Instalações básicas.
· Nível de investimento.
· Duração e etapas de informatização.
· Segurança decorrente (cópias em caso de pane técnica).
· Benefícios da informatização.
· Restrições operacional-funcionais.
· Dependência técnica de terceiros.
· Custo decorrente.

Outro consultor do Sebrae/SP, Egnaldo César de Oliveira Paulino, dá mais dicas de planejamento:

Levantar todos os processos existentes na empresa (vendas, emissão de cupom fiscal, baixa no estoque, entrada, financeiro etc.).

Procurar pessoas especializadas que conheçam tanto informática quanto o negocio farmácia.

Visitar farmácias que estejam realmente informatizadas (os ideais são as médias e grandes).

Saber se os futuros equipamentos vão funcionar em rede, se é
necessário projetar a rede, passar cabos, alterar a disposição (layout) da loja, dos móveis etc. Tudo é tempo e custo.

Procurar pelo menos três fornecedores de software para farmácia e saber:

1) há quanto tempo estão no mercado;
2) se os clientes estão satisfeitos;
3) qual a forma de suporte (no local, por telefone, via internet etc.);
4) qual o tipo de equipamento necessário para o programa rodar;
5) implantação (prazo, custo etc.);
6) treinamento (quantas pessoas, tempo, custo, fornecedores etc.) e mensalidade (contrato ou avulso).

Depois de conhecer o software (programa), começar a escolher o hardware (equipamento).

Revista – Guia da Farmácia — Ano VIII — Nº96 — Novembro de 2000