Sinônimo de Competitividade

Assim como ocorre em outros setores do varejo, a automação comercial tornou-se obrigatória para os revendedores de material de construção que pretendem continuar competindo neste mercado ganha o setor, que conta com lojas modernas, mesmo que sejam de pequeno porte, e os consumidores, que usufruem diretamente das vantagens que a automação traz ao ponto – de – venda.

Não é a primeira vez que a Revista Anamaco aborda o tema automação comercial em suas páginas. Ao longo dos últimos anos já falamos, entre outros temas, sobre código – de- barras, checkouts e, recentemente, sobe a utilização dos emissores de cupom fiscal (ECF) nos pontos – de- venda. A preocupação com o assunto não ocorre em vão, pois a evolução da automação no país tem trazido grandes benefícios aos lojistas, inclusive para os de menos porte.

Dois fatores são apontados pelos especialistas como grandes responsáveis pelo avanço no Brasil. Um deles ocorreu em meados de 1994, quando a economia do país de estabilizou e houve o controle inflacionário. A partir desse momento, muitos revendedores que lucravam com a ciranda financeira se viram obrigados a investir nas lojas para ganhar eficiência e aumentar a competitividade. A realidade passou a ser outra e, mais do que nunca, se tornou fundamental comprar bem, melhorar o giro de estoque, reduzir custos, agilizar o atendimento, enfim, ter um controle e um conhecimento maior sobre o negócio, o que leva, invariavelmente, à automação.

Aliás, pode-se afirmar que o que efetivamente norteia a prioridade de investimentos em automação é a competitividade. Talvez por isso as revendas do setor supermercadista tenham saído na frente, uma vez que esse foi um dos primeiros setores a encarar a entrada de concorrente internacionais no país, esses já acostumados a trabalhar com lojas modernas e automatizadas.

De qualquer forma, todos os setores do varejo foram influenciados pela estabilização da moeda, e muitos reavaliaram o funcionamento de seus negócios. Os lojistas de maior porte foram os primeiros, até em função da concorrência e do potencial de investimento que possuem, mas também existem lojas de menor porte que investiram num bom trabalho de automação.

Outro fator que impulsionou a automação comercial no país foi à lei criada pelo governo federal que obriga grande parte das revendas a utilizar emissoras de cupom fiscal (ECF) no ponto – de – venda. Muitos especialistas no assunto acreditam que esse fator será o grande divisor de águas em relação à história de automação comercial no país.

Isso porque a obrigatoriedade tem levado muitos revendedores de pequeno porte a ter contato com os benefícios que a automação pode proporcionar. Ou seja, o fato do lojista se ver obrigado a investir no ECF acaba remetendo o mesmo ao universo da automação. Mais que isso, ele percebe que o mercado evoluiu de tal forma que hoje existem soluções interessantes também que permitem aumentar a competitividade no mercado em relação à concorrência.

De olho na lei – Apesar de aproximar muitos lojistas da automação, a obrigatoriedade de uso de ECE nem sempre leva a bons resultados finais. Na verdade, podemos dividir os revendedores em três categorias distintas.

Uma faixa de lojistas aproveita a obrigatoriedade e associa às suas necessidades do dia – a – dia, ou seja, por um lado o governo os obriga a colocar ECF e, por outro, ele sentem a necessidade de tornar a loja mais eficiente e aproveitam a oportunidade para desenvolver um projeto mais amplo, que leve a automação para todas as áreas da loja – da frente à retaguarda.

Em contrapartida, existem revendedores que se preocupam única à exclusividade em adotar o ECF para evitar problemas com o fisco. Essa gama de comerciantes corre sérios riscos, uma vez que compra levando em conta apenas o preço dos equipamentos, sem se preocupar com aspectos importantes como a qualidade dos mesmos, o serviço de pós-venda oferecido pelo fornecedor e a própria capacidade do equipamento. “Vários estabelecimentos tomaram a decisão não por automação, mas para atender à lei. Pressionados por uma exigência fiscal eles acabaram, teoricamente, automatizando o seu negócio, no entanto, isso não pode ser considerado como automação. Eles simplesmente compraram alguns equipamentos para atender à legislação”, comenta Júlio Augusto Vidotti, gerente Geral da BP Solutions.

Quando o lojista pesquisa apenas preço, ele pode, por exemplo, adquirir uma solução que não lhe permite, posteriormente, expandir a automação na loja – ou porque o equipamento é muito limitado, ou porque o fornecedor não tem, por exemplo, uma alternativa de retaguarda para oferecer. Resultado: ele é obrigado a comprar novamente os equipamentos de frente de loja.

De acordo com Marcel Martins Malczewski, diretor de Marketing e Vendas da Bematech há também o lojista que, obrigado pela legislação, compra o micro, o software e a impressora fiscal, mas sempre “torcendo o nariz”. No entanto, quando tudo começa a funcionar ele sente as vantagens que a automação lhe proporciona, passando então a explorá-la um pouco mais. Ele percebe que o software que está automatizando os processos do varejo em seu estabelecimento lhe permite emitir alguns relatórios – de giro de produtos, de vendas e preços, entre outros, e, conseqüentemente, começa a observar aspectos interessantes no estoque. A partir daí ele decide investir mais no processo de automação, ampliando os recursos e controlando melhor o seu negócio.

De qualquer forma, a importância que a obrigatoriedade de uso do ECF vem exercendo nas revendas em relação à automação é muito grande, uma vez que aproximou a tecnologia do mercado. “Somando esse aspecto com o da competição, é possível perceber um movimento no mercado de certo grupo de empresários que estão mais abertos a ouvir e aprender quais são os benefícios que a automação traz”, declara Vidotti.

Sem contar que o próprio setor de automação se desenvolveu bastante nos últimos anos, disponibilizando ferramentas que atingem toda a loja. O diretor Comercial da Sweda, Ricardo Franceschini, afirmam que, hoje, é possível encontrar no mercado nacional equipamentos de ponta em termos de automação comercial, os mesmos utilizando no exterior. “Em termos de equipamentos, no que se refere à tecnologia, estamos muito bem servidos, com vários fornecedores com produtos de ponta, de boa qualidade”, completa.

Organização antes de tudo – o fato é que as automações são utilizadas em ritmo cada vez mais crescentes nos setores de revendas de materiais de construções. Assim como ocorre em outros segmentos do varejo, além dos efeitos da estabilidade e da obrigatoriedade de uso de ECF, o perfil do setor tem se alterado nos últimos anos em função da entrada de fortes concorrentes estrangeiros, o que colaborou para o aumento da competitividade nesse mercado, levando as revendas a investir em ferramentas para aumentar a eficiência, inclusive na automação.

O resultado é que as maiores parte dos grandes revendedores do setor já se encontram, de alguma forma, automatizados ou partindo rapidamente para a automação. O quadro desenhado no mercado deixa claro, hoje, que lojas de todos os portes podem e devem direcionar investimentos na automação de suas lojas. A grande questão é saber como proceder, que equipamento utilizar, por onde começar, enfim, como dar os primeiros passos e que cuidados tomarem.

Um aspecto que deve ficar claro para o lojista que decide investir em automação, é que existe um caminho a seguir. Não basta investir no equipamento adequado, no software certo e no momento ideal se o operacional não estiver bem organizado. Isso porque se o processo não se encontra organizado, não há como criar padrões, que são à base da automação.

Márcio Marcondes, consultor da Electronic Market Solution, explica que o primeiro ponto reside em visualizar a operação, organiza-la, descobrir pontos redundantes e pontos em conexão. “Começa pelo operacional, porque ali está a dificuldade maior, onde, normalmente, o custo fixo nasce e se desenvolve. Mas tem que chegar até a parte administrativa e estratégica da empresa, no sentido de determinar o que se espera da automação nesse investimento”, completa.

Planejamento é fundamental. Uma vez organizada a loja, o revendedor tem que verificar suas necessidades, ou seja, que instrumentos ele precisa ter à disposição, que relatórios, etc. Em outras palavras, ele deve imaginar qual seria o projeto ideal para o seu ponto – de – venda.

O consultor de informática do Sebrae, Egnaldo César Paulino, afirma que o comerciante deve fazer um planejamento, pesquisar e conhecer lojas que já estão automatizadas para ter uma idéia mais clara de como funcionam as ferramentas. “Ele tem que pesquisar o mercado e procurar sempre orientações com pessoas que tenham conhecimento não apenas de informática, mas também de gestão, que vivam o negócio”, destaca.

Marcel Malczewski, da Bematech, entende que ao desenvolver um projeto para sua loja o revendedor não deve agir sozinho. Em sua opinião, é importante chamar uma empresa de integração de solução, sem compromisso, para que ela estude o processo da loja e proponha a solução ideal. A partir da definição dessa solução, o lojista passa a discutir a viabilidade da implantação do projeto na loja.

“A recomendação é que o varejista ouça pelo menos dois possíveis fornecedores – integradores de solução e que ele evite optar por fazer o projeto de forma caseira. É importante estudar e comparar as propostas e, que caso de dúvida em relação aos dois, consultar um terceiro”, adverte Malczewski.

Entre as alternativas à disposição estão as próprias unidades do Sebrae, onde, principalmente os proprietários de lojas de pequenos e médios portes, têm acesso à palestra e consultorias com informações a respeito de automação comercial – como orientações de que tipo de equipamento utilizar, qual o melhor software, financiamentos, etc.

Frente de loja – Quando decide automatizar sua revenda, o revendedor pode optar por começar tanto pela frente de loja como pela retaguarda ou, se for viável financeiramente, implantar a automação nas duas pontas ao mesmo tempo. Não há como definir o lado certo para começar o trabalho, ou qual a melhor opção. Vai depender da situação em que se encontra o ponto – de – venda e quais são as suas necessidades.

Na frente de loja, que é a automação vista pelo público em geral, o comerciante tem a opção de colocar um PDV completo, composto, entre outros componentes, por leitor de código – de – barras – evidentemente os produtos devem estar precificados e etiquetados com os devidos códigos -, impressora fiscal, impressora de cheques e equipamento para realizar a transferência eletrônica de fundos (TEF) – aceitando cartões de crédito e débito.

Essas ferramentas, além de dar maior agilidade no atendimento ao cliente, permitem ao revendedor ter um maior grau de segurança. Primeiro porque o controle é maior, evitando perdas por erros ou extrativos de mercadorias. Além disso, há como fazer consultas de cartões e cheques automaticamente, no ato da venda, reduzindo as chances de eventuais perdas por inadimplência.

Uma alternativa para o pequeno revendedor é a utilização de caixas registradoras, cujo preço oscila entre R$ 1.300,00 a R$ 2.000,00, dependendo do modelo. A Elgin, por exemplo, possui versões de registradoras que podem codificar até 12 mil itens e que contam com alguns controles básicos para o lojista, além de emitir cupom fiscal.

Outra alternativa para os pequenos é optar por um checkout com impressoras fiscal, cujo valor varia de 3 a 5 mil reais, dependo dos recursos que possui. Para decidir entre um e outro, o lojista deve, mais uma vez, pesquisar com calma cada uma das soluções, sempre levando em conta as suas necessidades. A vantagem da impressora fiscal é que ela tem a capacidade de produzir uma gama maior de informações. Assim, se dentro de seu negócio o revendedor possui uma cultura capaz de absorver essas informações, sem dúvida é mais interessante investir um pouco mais e colocar a impressora fiscal. No entanto, se essa cultura não existe ou a revenda não conta com profissionais da área ou mesmo softwares gerenciam que possam administrar essas informações, talvez o mais viável seja adquirir uma caixa registradora.

Rentao Zidoi, gerente Geral da Elgin, explica que no caso de uma revenda que, hoje, não possui cacife para adquirir um checkout de 5 ou 10 mil reais, a registradora é uma opção interessante, que lhe permite alguns controles básicos. Não deixa de ser um início. Se o revendedor tiver um micro na retaguarda, ele pode interligá-lo à registradora que, através de softwares mais simples, transmite informações que podem ser utilizadas para melhorar a gestão do negócio.

Para o cliente que já tem um computador na loja, uma alternativa desde que o seu computador permita-, é ele comprar uma impressora fiscal e um pacote do software (com implantação, treinamento, serviço, etc) que atenda Às suas necessidades. Nesse caso o investimento aproximado é ordem de R$ 3.500,00.

Há também a possibilidade do revendedor desenvolver um projeto que lhe permita implantar gradativamente a automação no ponto – de – venda. Nesse caso, o revendedor pode, adquirir primeiro a frente de loja até para atender à exigência legal -, para, num segundo momento, investir na retaguarda, na integração da retaguarda com a frente e, continuamente, em novas ferramentas que o auxiliem no dia-a-dia, como a internet.

Se o porte do estabelecimento for um pouco maior, uma alternativa para a sua automação é a colocação de um computador na frente de loja, que faz a efetivação da venda; um computador no estoque, para acompanhamento de entrada e saída de materiais, e um computador na retaguarda, na parte administrativa, para controle de preços, emissão de relatórios diversos e também para fazer folha de pagamento, contabilidade, etc. tudo isso é ligado em rede para que haja troca de informações.

Em revendas com atendimento de auto-serviço, além de uma solução completa, o revendedor tem condições de colocar, por exemplo, um quiosque na área interna da loja capaz de prestar vários serviços ao consumidor. Se o cliente possui um programa de fidelidade (ver Box pág. 38), por exemplo, o consumidor pode passar o seu cartão e verificar sua pontuação ou pagar contas pendentes no próprio quiosque através de transferência de fundos – com seu cartão bancário. E isso não tem limites. “Dependendo do software, o consumidor pode, inclusive, puxar uma lista orçamentária, que é muito típica em lojas de material de construção”, completa Lizandro de Almeida Araújo Jr., gerente de produtos-automações de Itautec.

BONS RESULTADOS

Lojista que nos últimos anos investiram na automação comercial de seus ponto-de-venda têm se mostrado satisfeito com os resultados. A Breithaupt, de Santa Catarina, iniciou o processo de automação em 1995, e hoje conta com um sistema de frente de loja com funções básicas de venda com nota fiscal e cupom fiscal e, na retaguarda, possui um sistema corporativo – em fase de implantação-, onde são controladas as funções financeira, fiscal/contábil, compras, distribuição e estoques.

Entre os resultados alcançados em função do projeto de automação, Roberto Breithaupt, diretor Comercial da empresa, aponta a redução de custos, a melhoria dos processos e da qualidade dos serviços ao cliente, maior agilidade no setor de compras e interligação entre as áreas da loja. “Além disso, através de um melhor gerenciamento de estoques, conseguimos diminuir as faltas e ter um giro mais rápido dos estoques”, comenta.

A Dadalto, do Espírito Santo, também investiu para usufruir dos benefícios da automação. Joaquim Dadalto, diretor Comercial da empresa, revela que os investimentos de médios e longos prazos, com investimentos na retaguarda.

Hoje, a Dadalto conta com cerca de 300 máquinas interligadas, dos caixas ao crediário, e sistema integrado de estoque, contabilidade e financeiro. “Cada real investido teve retorno exatamente na racionalização e modernização da atividade operacional”, afirma o diretor.

Em ambos os casos, os investimentos não param. A Breithaupt, por exemplo, direciona cerca de R$ 1 milhão por ano na modernização dos processos de automação. As próximas ações da empresa nesse sentido incluem a conclusão da implantação do sistema corporativo, a integração de fornecedores (EDI), implantação do e-commerce, automação de vendedores externos, melhoria no processo de distribuição (depósitos) e o lançamento de um cartão de crédito.

Retaguarda – As opções também são bastante variadas no que se refere à automação da retaguarda, e, através de uma eficiente solução, o revendedor tem condições de obter uma série de relatórios e organizar uma vasta gama de informações que lhe serão extremamente úteis na gestão da revenda. Em outras palavras, o lojista passa a ter melhores condições para gerenciar seu negócio, automatizando atividades como: controle de estoque e de caixa, registros fiscais, distribuição, pesquisa de rentabilidade/lucratividade, etc.

O lojista pode, por exemplo, emitir relatórios que lhe permitam conhecer melhor a gama de produtos comercializados. Com as informações nas mãos, ele identifica quais são os itens que mais vendem, quais estão parados no estoque, enfim, ele passa a trabalhar melhor sua gama de produtos.

Além disso, o software pode auxiliar no controle de compras junto aos fornecedores, possibilitando um monitoramento mensal das operações com relatórios de acompanhamento de preços pagos.

A retaguarda também permite que o lojista trabalhe definindo estoques mínimos. Nesse caso, o revendedor faz um estudo e chega às quantidades mínimas que cada item precisa ter em estoque, automaticamente, quando chega nessa quantidade o software avisa o lojista sobre a necessidade de comprar o produto. Dependendo do software utilizado, o lojista pode ter essa informação automaticamente ou através de relatórios no final do dia.

Um bom software de retaguarda pode, inclusive, auxiliar o revendedor na definição de preços de alguns produtos. Como explica Lizando Araújo Jr., da Itautec, um sistema de sugestão de preços baseados em volume, condições de pagamento e uma série de outras informações – como o custo de estoque -, pode auxiliar o lojista a definir o melhor preço para determinado item, evitando, assim, o risco de optar por valores que lhe tragam prejuízos ou encalhem o produto nas prateleiras.

ALUGUEL DEVERÁ CRESCER

Uma das novidades que deve aparecer mais intensamente nos próximos anos em termos de automação comercial, é o “Aplication Service Provice” (ASP), um modelo onde o lojista, ao invés de comprar toda a infra-estrutura de retaguarda, aluga este serviço de um fornecedor. Ou seja, o servidor não fica no ponto-de-venda, mas junto ao fornecedor, que se responsabiliza por manter o mesmo no ar durante o tempo que for necessário, atualiza os softwares constantemente e faz backups dos dados do lojista, entre outros.

Adotando esse modelo, os gastos de lojista acabem sendo bem menores, uma vez que ele investe apenas na aquisição dos equipamentos de frente de loja e no aluguel mensal, contínuo, da retaguarda – sem ter que comprar o equipamento e o software. “Empresas de porte pequeno e médio vão enxergar essa oportunidade como uma luva, porque, através dessa soluça, elas não precisam manter uma pessoa especializada em informática dentro da sua organização. Todos os eventuais problemas, como o sistema que ficou fora do ar ou algum defeito na máquina, entre ouros, ficam por conta do fornecedor. Ou seja, além de reduzir o custo, o lojista pode se manter focado na sua atividade, que é vender”, comenta Lizandro de Almeida Araújo JR. Gerente de produtos – automações de Itautec.

Esse tipo de solução é indicado para lojista de todos os portes, dos menores às redes que contam com várias unidades, sendo que, de acordo com a necessidade, o servidor pode ser exclusivo ou não para o lojista. Uma associação de revendedores, por exemplo, pode contar com um servidor ou não para o lojista. Uma associação de revendedores, por exemplo, pode contar com um servidor exclusivo para seus associados. “São modalidades diferentes que se adequam ao que o cliente exige. E ele paga de acordo com a sua exigência”, explica Araújo.

Peças-chave – Como se podem perceber, apesar da importância dos equipamentos, os softwares são fundamentais para a automação do ponto – de-venda. Assim como ocorre nos equipamentos, eles também se dividem entre frente de loja e retaguarda. No primeiro caso, ele está ligado ao PDV, é o software responsável pela venda. O de retaguarda, por sua vez, está ligado à gestão da loja, local onde se consolidam todas as informações de vendas através PDV. Ele integra contas a pagar, a receber, entrada de mercadorias, faz checagem coma parte contábil, enfim, faz a gestão da loja como um todo.

Ricardo Franceschini, da Sweda, acredita que “o ideal para o lojista que deseja ter o maior número possível de informações nas mãos é ter os dois softwares integrados, com facilidade para comunicação”. E isso pode ser aplicado também em lojas menores, só que, nesse caso, o revendedor pode optar por softwares com recursos mais limitados, mas que atendam às suas necessidades.

Um detalhe importante a ser observado na escolha do software, é que existem fornecedores que atualizam automaticamente as versões de seus softwares para os clientes, no entanto há outros que não dão a menor atenção. Assim, esse é mais um fator a ser levado em conta pelo revendedor quando adquire sua solução de automação. “É fundamental que o comerciante faça comparações, porque, hoje, ele pode até não dar valor para detalhes como esse da atualização do software, mas no futuro ele pode ser obrigado a se atualizar. Além da evolução constante, existem fatores externos, como por exemplo, acontecer da legislação mudar, ou algo parecido”, comenta Lizandro de Almeida Araújo Jr., da Itautec.

Vidotti, da BP Solutions, destaca ainda que o importante para o estabelecimento é escolher o software com uma visão profissional. “Na medida em que o lojista optar por uma solução profissional, ele abre a possibilidade dessa continuidade ao trabalho de automação”, completa. Sem contar que esse tipo de solução traz melhores resultados para a empresa A médio prazo do que as soluções desenvolvidas sob medida para o lojista, onde, normalmente, ele fica dependente de quem desenvolveu o projeto.

Erros freqüentes – Segundo o gerente Comercial da Elgin, Renato Zidói, um dos principais problemas enfrentando pelo pequeno e médio revendedor é que, normalmente, ele não tem cultura de informática, ou seja, “são pessoas que nunca mexeram num computador, que nunca tiveram recursos de informática à disposição”. Pior que isso, boa parte dessas pessoas demonstra uma resistência muito grande não apenas com a automação, mas com as mudanças em geral.

Essa falta de conhecimento pode levar os erros muito sérios na aquisição de equipamentos. Um dos mais comuns diz respeito à escolha do software a ser utilizado no ponto – de – venda. Julio Vidotti, da BP Solutions, destaca que, muitas vezes, o revendedor não observa se o software que está comprando atende às necessidades de sua loja, fato que, normalmente, só vem a ser percebido depois de algum tempo de uso, quando ele é prejudicado pela ineficiência do mesmo. Sem contar os casos onde o lojista compra primeiro o hardware e depois não consegue implantar nele os softwares que necessita.

Outro problema comum está associado à escolha de tecnologia e ser implantada. “A tecnologia, hoje, atingiu um nível de maturidade onde é muito importante o nível de serviço e o atendimento, esses são os grandes diferenciais. Por isso, é necessário para o lojista escolher uma tecnologia na qual ele tenha uma continuidade de operação, inclusive com pronto-atendimento caso apresente algum problema”, comenta Vidotti.

Portanto, os cuidados não se limitam à aquisição do equipamento. “É fundamental observar o suporte pós-venda, porque muita gente entrega e desaparece. Daí a necessidade de estudar a solução mais adequada e conversar com mais de um possível fornecedor, quer dizer, ter muito cuidado na hora de implantar. Trata-se de um trabalho que requer alguns investimentos, nem sempre baratos, e tem que ser feito para durar alguns anos. Então, tem que ter um pouco de calma para fechar o negócio”, aconselha Marcel MAlczewski, da Bermatech.

Os problemas também surgem em casos onde o revendedor escolhe bem os equipamentos, os softwares, compra de uma empresa que presta bons serviços de pós-venda, devido à falta de comprometimento de seus funcionários. Márcia Chessa, gerente de Marketing da BP Solutions, lembra que o processo de automação exige também um investimento pessoal do lojista, ou seja, ele deve estar no processo. O equipamento não resolve nada sozinho e o lojista tem que estar consciente disso. Por isso, ele precisa se preocupar como o treinamento constante dos funcionários, tem que acompanhar de perto o período de introdução e dar continuidade, ou seja, atualizar diariamente os dados, manter o pessoal em condições de operar, etc.

Também há situação em que o lojista designa uma pessoa de confiança para cuidar do desenvolvimento do trabalha de automação, mas essa pessoa não tem a capacidade necessária. Nesses casos, há o risco de que o processo demore muito, uma vez que essa pessoa procura primeiro entender um pouco do negócio para depôs partir para as definições. Ou então, ele as decisões em tempo hábil, mas com um grande risco de optar por soluções erradas, o que normalmente só é percebido depois que tudo estiver implantado.

Revista: Anamaco— Ano IX – Nº. 99 – Junho 2000