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terça-feira, 9 setembro 2008 postado por Egnaldo

TECNOLOGIA À MÃO – Um grande conjunto de forças está sendo reunido para facilitar a informatização das pequenas empresas

Texto: Cristina de Luca

Está mais fácil do que nunca informatizar sua empresa e aproveitar todos os benefícios que a tecnologia da informação oferece aos negócios, seja em termos de redução de custos, ganhos de produtividade ou facilidade de relacionamento com clientes e fornecedores. Um grande conjunto de forças está sendo reunido para encorajar o uso do computador nas empresas. Ao longo deste ano será possível encontrar condições especiais para a compra de equipamentos e programas: o governo vai oferecer serviços para que pequenos e microempresários possam travar o primeiro contato com a Internet; os Correios vão abrir shoppings virtuais em suas agências, para compra e venda de produtos e serviços via Web; vão surgir novos portais dedicados à exportação e ao comércio entre empresas e assim por diante. E há ainda o interesse dos grandes fornecedores em aumentar suas vendas para as pequenas empresas.

Não bastassem essas razões, há algumas medidas do governo que tornarão compulsória a informatização empresarial. Todo o relacionamento do Estado com pessoas físicas e jurídicas caminha para se tornar 100% eletrônico. As declarações de Imposto de Renda já estão sendo entregues por meios digitais. A partir deste ano, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) só será aceita por meio magnético. E, no mês que vem, com a entrada em vigor do Sistema Brasileiro de Pagamentos (SBP), grande parte das transações entre empresas, bancos, governo e pessoas físicas será eletrônica e em tempo real, obrigando todos a manter o fluxo de caixa sob rigoroso controle.

Von Haydin, da Pizzaria Marotto: software facilitou o atendimento dos 10 mil pedidos mensais, mas há problemas

Gestão em dia - ‘Empresas com receita anual superior a R$ 1,2 milhão devem necessariamente investir em alguma solução para dar conta do recado’, aconselha Egnaldo Paulino, consultor de informática do Sebrae. A palavra solução, aliás, é largamente usada por fornecedores de informática. Vale para grandes projetos, como softwares com muitos módulos integrados a pequenos pacotes de hardware, aliados a algum serviço, como suporte técnico. Nesse caso específico, o consultor se refere aos sistemas integrados de gestão empresarial, ou ERPs. Até há pouco, eram configurações abrangentes, caras – as mais baratas não saíam por menos de R$ 15 mil – e que quase sempre extrapolavam, e muito, as necessidades dos empreendimentos menores. Felizmente, começaram a aparecer nos últimos anos várias opções de software de gestão produzidas especialmente para o bolso das pequenas empresas (confira os quadros ‘Programas sob medida’ e ‘Básicos e baratos’).

Escolher a solução de gestão mais adequada é uma tarefa que exige cuidado. ‘Primeiro é preciso estabelecer as necessidades atuais e futuras’, afirma Paulino. O passo seguinte é encontrar os programas que atendam a essas necessidades. Só então é que se escolherá o equipamento a ser adquirido. ‘Inverter este processo é prejuízo na certa’, avisa o consultor.

Jeferson Alberto von Haydin, dono da rede de pizzarias Marotto, com três unidades em São Paulo, seguiu essas recomendações e instalou o programa Colibri, da Esys, para gerenciar o atendimento de 10 mil pedidos mensais em suas pizzarias. O software permitiu a Von Haydin desenvolver um cadastro dos clientes, com nomes, endereços e hábitos de consumo. A principal vantagem foi a redução do tempo de atendimento, uma vez que os garçons deixaram de anotar os dados dos clientes a cada pedido. Usam comandas eletrônicas. ‘Agora é fácil monitorar cada pedido’, diz o empresário. Mas ele se queixa de que as soluções para controle de estoque e fluxo de caixa deixaram muito a desejar.

De fato, nem sempre é possível acertar 100% na escolha do software. A solução mais barata às vezes não funciona bem e a mais cara não é necessariamente a mais indicada. O suporte também é fundamental, mas muitas empresas são displicentes neste quesito e o resultado é que, segundo o instituto de pesquisa IDC Brasil, o número de queixas contra a qualidade do suporte prestado pelos fornecedores é expressivo.

O caso da Drico Indústria Comércio e Confecção Ltda. ilustra bem todos esses aspectos do processo de informatização. Há seis anos no mercado – com uma fábrica e oito lojas atacadistas -, a Drico comprou o primeiro micro em 1995. Em 1998 já eram três os computadores usados para cálculos básicos e preparação de textos. Aí a fábrica começou a crescer e, com o crescimento, veio a necessidade de aumentar os controles. Principalmente do estoque.

OPÇÃO ERRADA - ‘Tinha lido muito sobre vários softwares que estavam no mercado. Então resolvi recorrer à consultoria do Sebrae’, conta Caio Freire Limoli, dono da Drico. O consultor recomendou a interligação das lojas com a fábrica e alguns pacotes de gestão que poderiam ser usados. O escolhido estava entre os mais caros. ‘Nunca consegui tirar um relatório com ele’, admite Limoli. ‘Investi mais de R$ 25 mil, incluindo as máquinas.’ Simplesmente o sistema não funcionava. A revenda que atendia a empresa tinha que recorrer sistematicamente à produtora do software, que ficava no Sul, para fazer o suporte. ‘Era comum a gente esperar dias por um técnico’, reclama. O treinamento dado aos funcionários também foi insuficiente. Limoli optou por romper o contrato com a revenda e trocar o software.

Deu certo? Deu. Hoje, a Drico, um grupo de 40 funcionários, tem nove máquinas interligadas em rede rodando o pacote Loja Fácil, cuja licença de uso custa R$ 80/mês por máquina, incluindo o suporte. Com ele, a empresa obteve aumento de receita de 30% a 35% ao mês por controlar melhor o estoque e a necessidade de reposição diária de 12 mil a 15 mil peças por mês, por loja. Também as notas fiscais são impressas automaticamente, sem a intervenção – e falhas eventuais – de vendedores.

‘Nunca mais perdi uma venda por falta da mercadoria na loja’, diz Limoli. ‘Também melhorei a colocação de pedidos nos fornecedores da fábrica, porque agora sei o que tem mais saída’, alega, aliviado. Os investimentos em informática vão parar por aí? Não! Até julho, a Drico pretende investir também na informatização da produção.

Outro que trilhou esse caminho e não se arrepende é Fernando José Aleixo, sócio-proprietário da distribuidora Top Fraldas, de Guarulhos, na Grande São Paulo, há seis anos no mercado. No segundo semestre de 2001, a Top Fraldas comemorava o aumento de 50% de suas vendas mensais, que saltaram de 200 mil para 300 mil reais. A revolução na Top Fraldas foi resultado de uma bem-sucedida implantação de software de gestão empresarial. Aleixo investiu R$ 7 mil, incluindo a aquisição de dois computadores pessoais, software e treinamento de dois funcionários.

O programa escolhido foi o Empresário 3, da Promisys, orçado em R$ 800. Em maio seus departamentos de vendas e de controle de estoque já estavam informatizados. A aprovação de crédito ao cliente, que antes levava em média duas horas, passou a ser feita on-line. E as informações sobre estoques e prazos para entrega tornaram-se disponíveis para toda a equipe de vendas. O melhor foi que o sistema também permitiu a Aleixo montar um banco de dados de hábitos de compras de seus clientes – farmácias, bazares e pequenos mercados. Com essas informações nas mãos, o empresário deu início a um trabalho de telemarketing agressivo. Os vendedores deixaram de ligar de forma aleatória para os clientes e começaram a abordá-los nos dias em que, presumivelmente, os estoques estariam baixos. ‘Não perco mais vendas por contatar atrasado os clientes. Antecipo as necessidades deles’, resume o empresário.

A vontade de estreitar relações com os clientes é forte entre as pequenas empresas, mas ainda não é diretamente identificada com os sistemas de CRM (do inglês Customer Relationship Management), muito usuais nas grandes empresas e cujo principal foco é, exatamente, gerenciar de forma automática o relacionamento com cada um dos compradores. Nesse capítulo, a boa notícia é que os pequenos que se preocupam com esse aspecto do negócio ganharão uma ajuda providencial da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp).

A entidade trabalha em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) na criação de um programa que vai reunir as principais rotinas de administração (ERP) e gestão de relacionamentos (CRM) num único pacote. A idéia é pegar o que há de melhor em programas de algumas softwarehouses e integrar tudo num único pacote. O investimento da empresa que o adquirir deverá ser acessível, dependendo, é claro, do porte do negócio. Algo como R$ 5 mil mensais numa implantação simples.

Um outro aspecto positivo nesse campo é que os fornecedores estão revendo suas estratégias para melhor atender ao segmento. A Microsoft, por exemplo, arregaçou as mangas. ‘Queremos saber quais são as reais necessidades de informatização do comerciante que tem uma loja de bairro’, diz Carlos Arantes, gerente de marketing.

Limoli, da Drico: opção pelo mais caro não deu resultado na primeira tentativa

PROMOÇÃO ESPECIAL – A intenção é atuar em duas frentes. Primeiro, combatendo a pirataria. Afinal, a cada 100 programas em uso no Brasil, 56 são piratas, diz a Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes). O jeito encontrado aqui foi adotar uma política de parcerias com fabricantes e integradores de PCs para que eles agreguem a suas máquinas programas legalizados, a preços bem mais em conta. Outra área de atuação será a de promoções dirigidas aos pequenos negócios. Entre dezembro de 2001 e janeiro passado, a Microsoft ofereceu o Office XP Standard e o Windows XP Pro a 79 e 49 reais, respectivamente, com pagamentos parcelados em 10 vezes, sem juros. Mas não é só. A empresa aposta na popularização de soluções desenhadas para as necessidades de cada negócio. Ou seja, feitos sob medida para padarias, restaurantes, livrarias, farmácias, casas de material de construção, confecções, postos de gasolina e assim por diante.

No entanto, Noriko Nakazone, dona da Padaria Naha, um negócio no qual 18 funcionários se revezam para atender aproximadamente 650 pessoas por dia, não pôde esperar pela Microsoft. Há três anos e meio, recorreu a um consultor especializado em padarias, inscreveu-se no Programa de Geração de Empresa e Renda (Proger) e obteve um financiamento de R$ 25 mil para revolucionar a forma de atuar no mercado. Adotou o software de gestão Colibri/Paturi, comprou quatro microterminais e opera com fichas plastificadas, que ostentam código de barras e um leitor óptico no caixa. O sistema beneficiou diretamente os clientes, diminuindo bastante as filas.

Mas seu principal benefício, garante Noriko, foi outro. ‘Hoje sei exatamente quanto custa o meu pãozinho’, conta, orgulhosa. O programa permite a atualização imediata do preço dos principais insumos da operação. ‘Se o quilo da farinha subir dois centavos, posso calcular que impacto isso traz ao negócio’, explica a comerciante. A novidade deu a ela alguns trunfos. ‘Em grandes encomendas, sei quanto posso dar de desconto e quando é hora de dizer não’, exemplifica. Antes, apesar de manter um movimento de R$ 70 mil mensais, ela corria o risco de operar no vermelho sem se dar conta disso.

Chegar a empresários como Noriko é o grande desejo de inúmeras empresas produtoras de softwares e equipamentos. Boa parte delas procura chegar a esse perfil de cliente com pacotes nos quais são agregados um ou mais hardwares, algum software, serviços e financiamento. De olho nos comerciantes, a Itautec tem o seu popular Caixa Fácil: com preços que começam em R$ 4.190, o pacote reúne computador, software Caixa Fácil, garantia, suporte por telefone e também com atendimento no estabelecimento do cliente ao longo de um ano, além de duas horas de treinamento de funcionários. Já a Metron tem um pacote semelhante, com mais acessórios, por R$ 4.990. Ele inclui, além do computador, o software Loja Fácil, leitor óptico, impressora de cupom fiscal, gaveta e monitor.
Para os pequenos escritórios, a Dell oferece um serviço de três anos de garantia e atendimento no local a um PC com processador Pentium 4 (última geração da Intel) com velocidade de 1,6 GHz por R$ 2.729 – ou 24 vezes de R$ 164,75. Percebe-se que todas têm a preocupação de adequar seus produtos às limitações econômicas do empresário.

Também há soluções para as indústrias. Festo, Atos e PP-Multitask são empresas que se especializaram em ‘turbinar’ o maquinário já instalado no parque dos clientes com Controladores Lógico-Programáveis – ou CLPs. Eles são acoplados aos equipamentos e permitem a automatização de diversas de suas funções, com preços que começam em R$ 700.