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Firmas não escolhem sistemas previamente.  Consultor é procurado somente após a aquisição do computador

Descobrir a melhor oferta e instalar o computador. Informatizar o empreendimento, no entanto, não é tão simples.

“O primeiro passo para o empresário é organizar as informações e verificar a real necessidade da firma”, assinala o consultor do Sebrae-SP Egnaldo Paulino. “Em geral, as pequenas empresas têm uma série de dificuldades de organização de informações da produção”, complementa a professora de economia da UFRJ (Universidade Federal do Rio de Janeiro) Renata Lèbre La Rovere.

Por isso, antes de comprar um equipamento, há uma tarefa primordial: fazer um levantamento dos dados e verificar quais deles têm condições de ser utilizados em programa.

Com as informações em mãos, afirmam especialistas, é hora de ponderar quais soluções podem oferecer mais recursos à firma.

“Para as microempresas, as planilhas eletrônicas e os editores de texto suprem bem suas necessidades”, ensina Paulino.

E são esses programas mais básicos os mais utilizados. Pesquisa realizada pelo Sebrae-SP com 1.163 micro e pequenas firmas mostra que 47% tinham computador em 2003. Dessas, 81% usavam editores de texto e 70%, planilhas eletrônicas.
Porém, para as firmas maiores, os programas básicos não garantem muitos recursos. “As pequenas e médias devem buscar soluções mais voltadas a seu ramo de atuação. O problema é que os empresários não se incomodam em gastar R$ 5.000 em um hardware, mas dificilmente desembolsam o mesmo valor para adquirir um software”, destaca Paulino.

O pior, diz ele, é quando o empresário investe em um produto que não atende às necessidades da empresa. Ele cita uma papelaria que adquiriu sistema operacional voltado a grandes empresas, enquanto precisava de um software de gestão.

Migração

Até 2004, a clínica dermatológica SkinLaser usava um software para agendar consultas, vendido a preços acessíveis.

O programa armazenava dados como nome, endereço, idade e e-mail do paciente. Na época, os diagnósticos eram anotados em fichas de papel. “Levava uma semana para fazer o faturamento de cada uma das dermatologistas”, afirma a administradora da empresa, Cristina Bueno de Oliveira, 26. Na época, diz ela, as finanças eram organizadas em planilha.

Há um ano e meio, no entanto, decidiram migrar para um sistema que pudesse integrar procedimentos médicos, informações de clientes e todo o sistema de gestão da empresa.

“Foi um investimento alto, mas adequado às necessidades da clínica”, opina Oliveira, sem revelar os valores investidos.

Hoje, o faturamento é fechado em um dia e são feitas ações de fidelização. “Enviamos boletins aos pacientes”, conta.